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Cliquer pour l'article sensibiliser et former au logiciel archivage


 

Sensibiliser et former les utilisateurs au nouveau logiciel d’archivage

La mise en place d’un logiciel de gestion des archives, au sein d’un organisme privé ou public, est un projet formidable pour faciliter les missions de gestion, conservation et communication des archives papiers et électroniques

Lors de la dotation du logiciel, il convient de ne pas négliger l’importance du rôle de l’utilisateur lors du choix de laSolution et des différentes fonctionnalités à installer

En effet, l’utilisateur est l’un des principaux profils qui utilisera régulièrement le logiciel pour chercher des archives, demander leur communication, mais également organiser les archives présentes dans les bureaux pour leur traitement par le service d’archives

Pour que le logiciel soit régulièrement et correctement utilisée par les différents utilisateurs, il convient de les former et sensibiliser en amont du projet.

Sensibiliser

Différentes pistes de réflexion et d’actions vont vous permettre de sensibiliser les utilisateurs, en amont de votre projet :

1° Faire participer les utilisateurs concernés à l’installation et au choix des fonctionnalités du logiciel. Pour cela, vous devrez connaître au préalable les besoins et contraintes de chaque service et utilisateurs. L’avantage de cette participation est d’impliquer l’utilisateur lors des prises de décisions du projet.

Idées :

Rédiger un questionnaire pour recueillir les méthodes de classement et de recherche de chaque utilisateur

Recueillir des informations sur le fonctionnement et les documents produits par les services

2° Expliquer les avantages d’une bonne gestion des archives via un logiciel de gestion : gain de temps pour la recherche d’une ou plusieurs archives, automatisation de certaines tâches rébarbatives, intérêt juridique lors d’une bonne conservation et centralisation des archives dans le logiciel.

Idées :

Programmer des réunions de sensibilisation avec l’appui de la direction de l’organisme

Organiser des visites au sein des différents magasins de stockage et du service des archives

    3° Communiquer en interne sur les différentes étapes du projet : choix de la Solution, compte-rendu de réunion, installation du logiciel

    Idées :

  • Communiquer via l’Intranet de l’organisme
  • Rédiger une newsletter interne sur les avancées du projet

Former

Former l’utilisateur à un logiciel de gestion est une étape essentielle lors de la phase d’installation du logiciel dans une structure. Cette formation présente plusieurs avantages : familiariser l’utilisateur aux différents modules du logiciel, connaître et s’adapter aux difficultés de chacun, ainsi que populariser l’utilisation du logiciel au sein de la structure.

1° Utiliser un vocabulaire commun avec les utilisateurs, lors de la prise en main et la formation au logiciel de gestion des archives

Idées :

Rédaction d’un lexique consacré au vocabulaire administratif et archivistique

Communication de ce lexique à l’ensemble des utilisateurs concernés

Pour vous inspirer du lexique, cliquer ici : lien vers le lexique archivistique Elp

2° Adaptez-vous aux difficultés de chaque utilisateur concernant leurs compétences informatiques. Le logiciel peut être intuitif ou non selon les bases en informatique de chaque utilisateur

Idées :

  • Demander lors de l’audit le niveau en informatique de l’utilisateur
  • Informer le prestataire pour que ce dernier puisse s’adapter aux difficultés de chacun lors de la formation de prise en main du logiciel

3° Organiser le plan de formation seul ou en collaboration avec l’éditeur du logiciel : les étapes théoriques (présentation des fonctionnalités du logiciel) et étapes pratiques (exercices sous forme de module pour la bonne prise en main du logiciel)

Idées :

  • Répartir la formation par groupe de fonctionnalité avec un exercice pratique à la fin de chaque module
  • Valider les différents objectifs acquis par les utilisateurs

Pour plus d'informations sur Hyperdhoc Archive : Cliquer ici

Pour vous inspirer du lexique, lien vers le lexique archivistique Elp : Cliquer ici

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